التموين والتخزين

الـتـمـويـن و الـتـخـزيـن
تعريف التموين : هو عملية توفير مواد معينة لفترة محددة قصد تحقيق أهداف مشروع ما قبل كل عملية مهما كان نوعها لا بد من وضع مخطط بياني يسهل علينا تحقيق الأهداف المرجوّة منها من أجل أخذ الاحتياطات و التقديرات المطلوبة لذلك .
التموين بمراكز الشباب لقضاء العطل و الترفيه :
مشاركة المسير المالي في وضع برنامج بيداغوجي للفترة المدروسة للمركز و ذلك قصد التعرّف على أيام الرّحلات و النزهات و التي من المعلوم في غالب الأحيان و هنا حسب موقع المخيم ، تستوجب وجبة باردة حيث يمكنه
أن يطلب من المدير تغيير مثلا يوم الخميس بيوم الأربعاء لأن مورّد بعض المأكولات الخفيفة الواجب توفيرها في وجبة الغداء البارد يكون مغلوقا ليوم الأربعاء و لا يمكن احضارها بيومين لعدم احتمالها التخزين أكثر و لو حتى بغرفة التبريد ( الكاشير ) .
بعد معاينة السوق مع المدير و التعرف على الموردين تطبيقا لأحكام المادة 27 من المرسوم 86/341 المؤرخ في 26/12/1986 يتم فتح شبه عملية مناقصة لإختيار أحسن عرض من ناحية :
• السعر
• نوعية البضائع
• مصداقية التاجر في سوق المعاملات التجارية ( السمعة )
• قانونية وثائق المورّد ( الفتورة ، حسب القوانين ، الختم .... )
• يمكن ادخال عنصر توفر وسيلة نقل و ايصال البضائع و السلع إلى المركز بعد عملية الاختيار للموردين كلّ حسب طبيعتة نشاطه ، المطلوب فتح بطاقات لكل مورّد عليهااسم و لقب المورّد ، نوعية نشاطه ، عنوان ، محله ، عنوانه الشخصي ، و رقم الهاتف ، رقم السجل التجاري ، الرقم الضريبي .
- يتم تحرير اتفاقية كتابية مع كل مورّد تحتوي على نوعية السلع و أسعارها تتماشى مع أسعار سوق الجملة و كيفية نقلها و نوعية التسديد و يستحسن أن يكون أسبوعيا نقدا أو شيكاأو حوالة .
- إلزامية التموين من تجار المنطقة المتواجد فيها المخيم إلا في حالة عدم توفر المواد المطلوبةأو غلائها أو رداءتها .
عمليـة التمويـن : بعد المعاينة و وضع المخطط الغذائي الأسبوعي للدورة يمكن تجزئة التموين في مركز الشباب لقضاء العطل و الترفيه إلى أربعة أجزاء :
1- التموين الدوري : و هو الذي يشمل المواد الغير قابلة للتلف مثل : الباقوليات ، ( عدس ،حمص ، لوبيا ... ) لوازم النظافة و التطهير ( الجافيل ، الصابون ، المناشف ....) لوازم الترفيه و التربية ( لوازم الخياطة و الطرز... )
ملاحظة : لوازم الترفيه و التربية تقدم من طرف المدير البيداغوجي قصد استغلال عقلاني بحيث لا يمكن شراء لوازم الطرز و الخياطة بدون وجود منشطة في هذا الاختصاص مما يسبب التبذير و عليه يمكن تقسيم هذه العملية إلى مرحلتين متتاليتين
- الأدوات و اللوازم الواجب توفرها و الممكن تقديرها مثل : الأقلام ، المسطرة ...
- و بعد يوم من انطلاق المخيم يمكن احضار بقية اللوازم التربوية أي بعد مناقشة محتوى البرنامج البيداغوجي للدورة مع الفرقة البيداغوجية ( التعرّف على طلبات المنشطين حسب أنواع الأشغال اليدوية التي يرغبون في تقديمها للأطفال عن طريق المدير البيداغوجي ) .
و بعض الأدوات مثل : مطرقة ، مسامير ، كماشة ، مصابيح ، الشمع ، البراغي ، اللصاق ...
2- التموين غير الدوري : مثل الدجاج ، السمك
3- التموين الدائم : مثل الخضر و الفواكه و اللحوم و الخبز مع مراعاة النوعية و مراقبة السعر و مطابقة بيان الاستلام مع نسخة بيان الطلبية و مراعاة تواريخ الصلاحية( مع ضرورة وجودها على السلع ) .
4) التموين الاستثنائي : هنا يمكن معاينة خلال الدورة أو قبلها بعض الموردين مثل شراء المرطبات لحفلة عيد الميلاد بالمخيم خلال الدورة ( شراء ألعاب لحفلة تكريم نهاية الفترة ) .
ملاحظة1 : التموين يكون مدروس وفقا للاستعمال أو الاستغلال خلال المدة المدروسة سواء أسبوع أو خمسة عشرة يوم حتى لا نقع في عجز في التموين و بالتالي يصبح هناك عدم توازن من عدة زوايا منها : الارتجالية في تعويض بعض المواد التي من الواجب توفرها حيث تلبى الاحتياجات الطاقوية للطفل المناسبة للمجهود المبذول وفقا لبرنامج نشاط ذلك اليوم ، ضف إلى ذلك إحداث خلل في توقيت البرنامج اليومي مثلا تأخر فترة الغداء أو العشاء .
و اللجوء إلى أي مورّد مهما كانت طبيعتة القانونية و نوعية بضاعته إلى ما خالف ذلك من عدم تواجد الفاتورة ....
ملاحظة2 :
- مراعاة تجهيزات التخزين من ثلاجات أو غرف تبريد من حيث الكمية المطلوبة
- مراعاة الطاقة الكهربائية و انقطاعاتها و قارورات الغاز و مراكز التموين
- مراعاة عملية التموين بالمياه الصالحة للشرب عن طريق الصهاريج و قدرة الاستيعاب للخزانات و التأكد من صلاحياتها و صلاحية المياه بعد التحاليل .
- مراعاة التموين قبل انتهاء الفترة بعد الاطلاع على حركة دوران المخزون لكل مادّة حتى لا نقع في تكدّس السلع و البضائع بكميات كبيرة نسبيا و منها التي لا تحتمل التخزين لمدّة طويلة أو متوسطة .
- القيام بزيارة للموردين و اتمام عمليات الدفع للفاتورات المتبقية و غلق الحسابات .

الـتـخـزيـن :
قبل القيام بعملية التموين لا بد من التعرّف على امكانيات التخزين المتواجدة بالمركز و قدرة استعابها و تحديد مكان تواجدها .
أولا : عند مدخل المركز مع مراعاة قربها بجانب المطبخ و تهويتها
ثانيا : تحديد مسلك سهل بحيث لا يحدث خطرا على الأشخاص عند دخول الموردين إلى المركز
ثالثا : تواجد التجهيزات بها ( غرفة التبريد ن الثلاجات ، الرفوف ، الميزان ) و التأكد من الأقفال على الأبواب و السياج الحديدي على النوافذ
رابعا : بعد استلام البضاعة طبقا للطلبية ، بعد القيام بإجراءات و تحديد مسؤولية المفاتيح عند أمين المخزن لوحده ، لتحديد المسؤولية و اذا ما حصل هذا هناك ضياع للمفاتيح و لو لمدة
قصيرة عليك بتغيير الأقفال ، التي سبق و ان ذكرناها في التموين .
وضع السلع في الرفوف كل حسب طبيعتها ، مواد التنظيف و التطهير ، الباقوليات ، حلويات
( البسكويت ، القوفريط ... ) ، الزبدة ، الجبن ...بالثلاجات .
يتم فتح بطاقات مخزون لكل مادة و التي تحتوي على :
اسم الهيئة المنظمة : .......................................
اسم المخيم : .................................
عنوانه : ....................................
اسم المادة : ................................. بـطـاقـة مـخـزون
تاريخ الدخول الكمية سعر الوحدة المبلغ تاريخ الخروج سعر الوحدة الكمية
المتبقية المبلغ النهائي

- أما عن الاستعمالات تقوم على أساس تحرير وثيقة تسليم ممضاة من قبل أمين المخزن و الطباخ يوميا عليها كميات السلع التي خرجت من المطعم و تسلّم يوميا من أمين المخزن إلى المسير المالي ، مرفوق ببيان الاستلام للسلع لنفس اليوم ليتمكن من تسجيله بدفترالمواد ، بعد تسجيلها على بطاقات المخزون .
- المراقبة اليومية مع المتابعة لحركة المخزون مع أمين المخزن من جهة و مع الطباخ من جهة أخرى مع ضرورة توفير السلع و البضائع في الوجبات الغذائية ، و هل قدمت كما هو محرّر على بطاقة المخزون ، و وثيقة الاستلام للطباخ و إلا بعضها فقط .
- القيام بعملية تنظيف و تهوية يومية للمخزن
- اجراء الجرد النهائي للمواد و مطابقتها مع بطاقات المخزون من جهة و مع سجل المواد من جهة ثانية
ملاحظة : ضرورة العمل بالسعر الوسطي الترجيحي ، و يساوي س و م = مجموعة قيمة المخزون + قيمة المدخول مجموعة كمية المخزون + كمية المدخول
مع تحياتي

merciiiiiiii